Magyar Szabványügyi Testület

Megfelelőségértékelés a Covid19 alatt

(Az ISO CASCO/STAR felmérése – kivonat)

 

A koronavírus 2019 végi megjelenése, majd az ebből fakadó világjárvány szinte minden tevékenységre hatással volt, beleértve a megfelelőségértékelést is. 2020 májusában az ISO Megfelelőségértékelési Bizottságának Stratégiai Szövetsége és Szabályozó Csoportja (CASCO/STAR) felmérést készített a megfelelőségértékelésben dolgozók között, hogy megértse azok Covid19-hez kapcsolódó kihívásait.

A felmérés eredményeit egy olyan dokumentumba gyűjtötték össze, amely hasznos lehet mindenki számára, aki a megfelelőségértékelésben dolgozik és szembesül a Covid19-cel kapcsolatos kihívásokkal.

A CASCO/STAR Survey által lefedett fő területek

A felmérés visszajelzései két fő területre fókuszáltak:

1. Az üzletmenet-folytonosság fenntartása
2. A helyszíni tevékenységek távolból történő elvégzése

A felmérés feltárt néhány aggályt, de a felmerült válaszokat és lehetséges fejlesztési területeket is ismertette mindkét területen.

1. Üzletmenet-folytonosság

A Covid19-járvány terjedésének gyorsasága és mértéke sok vállalkozást váratlanul ért. Kevesen voltak megfelelően felkészülve a megfelelőségértékelési tevékenységekre gyakorolt hatásaira az ellátási lánc minden részén, egészen az egyes termékek szintjéig.

Nemcsak a teljes ellátási lánc integritása, a szállított termékek, a nyújtott szolgáltatások egyéni megfelelősége, hanem az üzemeltetési folyamatok és rendszerek is kockázatnak voltak kitéve. A felmérésből származó visszajelzések sokféle választ és eszközt megjelenítenek, amelyek felhasználhatók arra, hogy a vállalkozások nehéz időkben is működőképesek maradjanak.

 

A kihívást jelentő helyzetek alábbi példái kerültek meghatározásra:

• a korábban személyes megjelenéssel tervezett találkozók átszervezése;
• annak biztosítása, hogy minden alkalmazott megfelelően felszerelt legyen az otthoni munkavégzésre a szükséges technológiai támogatással;
• hatékony kommunikáció külső szakértőkkel a biztonságos platformokról;
• eljárások kialakítása és engedélyek kiadása az értekezletek virtuális lebonyolításához (a szokásos személyi értekezletek helyett);
• nehéz volt olyan következetes megközelítést kidolgozni, amely több iparágban és különböző földrajzi területen működő összes vevő számára alkalmazható.

 

A felmérés által azonosított jó gyakorlatok

 

Az üzletmenet folytonosságának fenntartása érdekében és a világjárványra adott válaszként a következő jó gyakorlatok jelentek meg:

• koordinálási mechanizmusok kialakítása (pl. gyorsreagálású munkacsoport létrehozása stb.);
• észlelési és védelmi óvintézkedések (pl. felszerelés biztosítása, az alkalmazottak teherbírásának, alkalmazkodóképességének figyelemmel kísérése);
• időszerű és egyértelmű belső kommunikáció az alkalmazottakkal az új intézkedésekről;
• külső kommunikáció az ügyfelekkel és az érdekelt felekkel (például GYIK-et hoztak létre annak megválaszolására, hogy az akkreditációs és tanúsítási tevékenység miként folytatódhat a helyszíni tevékenységek korlátozásai ellenére is);
• a feladatok és tevékenységek rangsorolása/rugalmas időtervezés (pl. a tevékenységek helyettesítése, csökkentése vagy elhalasztása, az auditidőpontok, felügyeleti ciklusok új helyzethez való igazítása, a tanúsítványok lejáratának meghosszabbítása), az IAF ID3 és az IAF COVID-19 FAQ-k (GYIK) útmutatást adtak a lejárati dátumok speciális kezelésére vonatkozóan;
• alternatív megközelítések alkalmazása (pl. „egységes, célnak megfelelő” elbírálások a részletes követelményeknek való megfelelés meghatározása helyett, a „6 szem elv” bevezetése a felülvizsgálatokra és döntésekre);
• a vonatkozó szabályok és eljárások egyértelműsége és tisztázása a hatóságok és a rendszertulajdonosok által (pl. engedélyek, megengedő követelmények).

 

Az infokommunikációs eszközök (ICT) szerepe

 

Az üzletmenet folytonosságát az ICT fokozott használata támogatta, például távértekezletek, webes szemináriumok, távértékelési platformok, tele- és videokonferenciák.

 

Ideértendők az auditok során használt távtechnikák (például az ICT-vel végzett auditok, a dokumentum-felülvizsgálati platformok, sisakkamerával, drónnal, műhold segítségével végzett képalkotás vagy mintavétel proxyval). Az akkreditáció során az IAF MD4 iránymutatásokat ad az ICT-k használatára. Egyes távtechnikák már jól beváltak, mint például az értékelési folyamat részeként szükséges döntésekhez az online szavazási modul, e-mailek használata az értékelési jelentések felülvizsgálatához és a felülvizsgálati folyamat részeként érkezett észrevételek feldolgozásához. Az értékelések witness része a későbbiekben több adaptációt igényelhet.

 

A következő bevált gyakorlatok megkönnyíthetik az ICT-eszközök használatát:

 

• elfogadott módszertan készítése (pl. protokoll kidolgozása a decentralizált munkához, iránymutatások nyújtása a távoli tevékenységekhez);
• eljárások adaptálása (például kifejezetten megerősíteni és összefoglalni az információkat a virtuális találkozókon, elfogadni a képernyőképeket vagy képalkotást bizonyítékként);
• a személyzet ösztönzése az infokommunikációs eszközök használatára, hogy legyen bizalma az ICT-k auditokban történő használatában (pl. útmutatók kidolgozásával, képzéssel, tesztpróbákkal).

 

2. Távoli tevékenységek

 

A távoli tevékenységek alatt azokat a megfelelőségértékelési vagy az akkreditáció folyamatán belüli tevékenységeket értjük, amelyek nem igénylik az értékelő személyzet fizikai jelenlétét az értékelés tárgyának helyszínén.

A távoli tevékenységek hozzájárulhatnak a megfelelőségértékelés minden funkciójához, mint pl.:

• virtuális megbeszélések (belső munkatársakkal vagy külső ügyfelekkel és érdekeltekkel);

• webalapú dokumentum-felülvizsgálat;

• ICT-vel végzett távaudit és értékelés;

• felülvizsgálat és döntéshozatal elektronikus kommunikáció útján (pl. kör-e-mailek, webalapú szavazás útján); és

• e-learning, webes szemináriumok (pl. kompetenciamenedzsment és személyzet képzése).

 

A távoli tevékenységek feltételei és bevált gyakorlatai

 

Bármely távoli tevékenység elektronikus eszközökre támaszkodik, főleg információs és kommunikációs technológiára, például virtuális megbeszélésekre vagy interaktív képzésre.

 

A képalkotás támogathatja az interjúkat videokonferenciákkal az auditok vagy értékelések során, vizsgálati tevékenységekkel az ellenőrzés során, és távolról nyert vizsgálati eredmények továbbításával.

 

Biztonságos hozzáféréssel, adatvédelmi és dokumentációs funkciókkal rendelkező webplatformokra van szükség az olyan tevékenységekhez, mint a dokumentumok vagy eredmények távoli felülvizsgálata, az online döntéshozatal és a megfelelőségi nyilatkozatok elektronikus kiadása.

 

A távoli tevékenységek magas szintű tudatosságot és felügyeletet igényelnek a megfelelőségértékelő testülettől vagy az akkreditáló testülettől.

 

Az értékelő testületek kockázatalapú megközelítésének figyelembe kell vennie azokat a konkrét fenyegetéseket, amelyek akkor állnak elő, amikor a tevékenységeket nem a helyszínen hajtják végre.

 

A távoli tevékenységekre való felkészülés és a szervezés során elengedhetetlen a technikai erőforrások működőképessége és a személyzet elektronikus eszközökkel kapcsolatos ismerete. Ezeket biztosítani javasolt technológiai támogatással, valamint a személyzet képzésével, coachingjával és felügyeletével (pl. műszaki felkészültség, virtuális találkozókon való viselkedésmód, online tanulást támogató rendszerek). Célszerű biztosítani az útmutatást és az információkat, valamint a gyakorlatok és próbakapcsolódások lebonyolítását a személyzet felkészüléséhez és a felszerelés működőképességéhez. A tartalék rendszerek (pl. tartalék/helyreállító módszerek, vészhelyzeti és alternatív kapcsolatok) tovább csökkentik a sikertelen távoli tevékenységek kockázatát.

 

A tevékenységek távolról történő végzése során a terveket és az ütemezéseket hozzá kell igazítani a megengedő követelményekhez, például szünetek engedélyezése, folyamatlépések elhalasztása, nyomon követés biztosítása fokozott felügyelettel. Hasonlóképpen, az eljárásokat ki kell egészíteni a távoli alkalmazáshoz, ideértve az információk virtuális találkozókon történő kifejezett megerősítését és összegzését, valamint a képernyőképek vagy képalkotás bizonyítékként való engedélyezését.

 

Korlátozások és fenyegetések a távoli tevékenységekkel kapcsolatban

 

A távoli tevékenységekre vonatkozó korlátozások és figyelmet igénylő fenyegetések az egyéni helyzettől függnek, és számos okra vonatkozhatnak.

A STAR-felmérés a következő aggályokat tárta fel a helyszíni tevékenységek távolról történő helyettesítésével kapcsolatban. Másrészt a visszajelzések megadták a távoli alternatívák lehetséges fejlesztési területeit.

 

A távoli tevékenységekre vonatkozó korlátok a STAR tagjai szerint:

• a követelmények és tevékenységek megengedő követelményei nem egyértelműek, vagy nem adtak ki ilyet az érintettek (pl. titoktartás és az adatvédelem helyi jogrendszerei miatt);
• az alternatív módszerek (pl. távoli, virtuális) a protokollok, a szervezés, az előkészítés és a tapasztalat hiánya miatt bonyolultak;
• a decentralizált véleményalkotás és döntéshozatal eljárásokat igényel (pl. kétoldalú egyeztetés és jelentésrendszer esetén) és időigényes;
• a decentralizált munka, az információcsere és a megosztott információ hiánya elszigetelt nézetekhez és eredményekhez vezethet;
• az intézkedések felhalmozódása az elhalasztott tevékenységek pótlásakor;
• a távtevékenység lehetetlen, ha időérzékeny (pl. ételeknél) vagy ahol fizikai vizsgálat szükséges (pl. telepítéseknél);
• nehéz vagy nem lehetséges:
  • a megfelelőség biztosítása magas kockázatú környezetben;
  • az összetett tevékenységet folytató bonyolult alkalmazási területtel rendelkező helyek auditálása esetén;
  • a személyes teljesítmény ellenőrzése;
  • a megfigyelési helyzet (pl. auditorjelöltek, witnessauditok esetén);
  • a légkör megtapasztalása (pl. a szervezet helyszíni kultúrája, nem verbális kommunikáció, viselkedés az értekezleteken);
  • a hitelesítés (pl. személyek, dokumentumok vonatkozásában);
  • csalás és megtévesztés észlelése;
• a távoli tevékenységek képességét a technikai felszerelések és az infrastruktúra (pl. kamera, internetes sávszélesség és biztonság) befolyásolják;
• bizonyítékoknak és dokumentumoknak rendelkezésre kell állniuk az ICT-alapú cseréhez és megosztáshoz;
• meg kell oldani az ICT-alapú cserével és megosztással kapcsolatos titoktartási, biztonsági és adatvédelmi kérdéseket (pl. mindkét fél hozzájárulása, a felvételrögzítésre vonatkozó jogszabályok);
• a felszereléssel kapcsolatos ismeret és készségek, valamint a gyakorlat befolyásolják a távoli tevékenységekre vonatkozó képességet;
• a különböző időzónákat figyelembe kell venni;
• a helyi munkakörnyezet befolyásolhatja a tevékenységeket (pl. otthonról végzett munka);
• a félreértések valószínűbbek.

 

Az eredeti nyelvű teljes dokumentum elérhető: ISO’s Committee on Conformity Assessment (CASCO)
Conformity Assessment during COVID-19 – CASCO/STAR COVID-19 SURVEY
https://www.iso.org/ca-covid19.html#resources

​

Irányítási rendszerek tanúsításával kapcsolatban kérem, vegye fel a kapcsolatot
Kéki Zsuzsannával, az MSZT Tanúsítási Titkárság főosztályvezetőjével vagy
Szamosiné Dávid Izabellával, az MSZT Tanúsítási Titkárság főosztályvezető-helyettesével az alábbi elérhetőségen:
Tel: 06/1/4566-928 cert@mszt.hu

2020. október