Iratkezelés a digitális korszakban

Manapság az iratkezelés folyamatosan változik: egyrészt napról napra nő a digitális tartalmak mérete, másrészt a papíralapú iratokat is kezelni kell. A kérdés az, hogyan lehet az új igényeknek megfelelni? Ehhez nyújt segítséget az új ISO 15489-1 nemzetközi szabvány.

Iratkezelésnél mindig az a fontos, hogy a nagyobb összefüggéseket nézzük, és ne vesszünk el a részletekben. Ez akkor lehetséges, ha átlátjuk a teljes rendszert. A jó hír, hogy mindez megvalósítható; a rendszerek tervezése és a szabályszerű alkalmazása ugyanis segíti a megfelelő irattár elkészítését, a nyilvántartások vagy tartalmak rendben tartását.

Cassie Findlayt, a munkacsoport vezetőjét kérdeztük:

Miért olyan fontos az iratkezelés?

Az iratok, dokumentumok létrehozása és kezelése mindig is fontos volt, egészen az ókortól napjainkig. A fő motiváció alapvetően nem változott az évszázadok során: elszámoltathatóság, hatékony üzleti és jogi védelem, visszakereshetőség, rekonstruálhatóság. Most, a gyorsan változó digitális és online világban egyéb, azonban már újabb megoldandó problémák is jelentkeznek. Az információmenedzsment, az elszámoltathatóság és hozzáférés kérdése időszerűbb és fontosabb, mint valaha!

Mi változik, ha megjelenik az új ISO 15489-1 szabvány?

Az előző változat már 10 évnél régebbi. Ahogy arról már szót ejtettünk, az elmúlt 10 évben jelentősen megváltozott az iratkezelés jellege, egyre gyorsabb és sokkal inkább a digitalizáció felé tolódott. Ezért van szükség új szabványra, mely megfelelően kezeli az új elveket és megközelítéseket.

Az üzleti életben megjelenő új modellek például kiterjesztik a felelősséget és túllépnek az eddigi szervezeti hatáskörön. A szakemberek részéről megnőtt az elvárás a dokumentáció iránt, de szintén hangsúlyossá vált az átláthatóság kérdése mind az üzleti, mind a lakossági szférában. Alapvető elvárás az ügyfelek és szolgáltatók szempontjából az információbiztonság. Manapság a dokumentumok sok formája jelenik meg, éppen ezért fontos, hogy megfelelően legyenek rendszerbe foglalva/összekapcsolva (kontextualizálva) és kezelve.

Az ISO 15489-1 célja tehát, hogy lehetővé tegyen egy olyan rendszert, melynek segítségével az adatok rögzítése és kezelése az új, folyamatosan változó környezetben is működőképes. A szabvány kidolgozói azonban arra is figyeltek, hogy a papíralapú és a „hibrid" rendszerek is működőképesek legyenek/maradjanak ebben a technológiafüggetlen rendszerben.

Nagy vonalakban mi található majd a szabványban és kinek készül?

Az ISO 15489-1 alapvető fogalmakat tisztáz, valamint elveket rögzít és módszereket ajánl ezek végrehajtására és irányítására. Alapvetően információs rendszerekkel foglalkozó intézmények, kormányok, szervezetek, magánvállalkozások számára lesz érdekes. Alkalmazásával tevékenységük szempontjából bizonyító erejű okiratokat hozhatnak létre vagy fogadhatnak el úgy, hogy egyben megvédik irataik hitelességét, megbízhatóságát és integritását. Az ISO 15489-1 elvi megközelítést ajánl, mely a kívánt cél megvalósításához kellően rugalmas végrehajtást kínál úgy, hogy közben lehetővé teszi az irányítás szoros kontrollját.

Melyik ágazatban használható a szabvány, esetleg szélesebb körben is alkalmazható?

Az ISO 15489-1 rendkívül széles körben alkalmazható. A társadalom minden részére – legyen szó kormányzati vagy civil ágazatról – jellemző, hogy tevékenységével kapcsolatban nyilvántartásokat kell vezetnie. A nyilvántartások esetében ugyan a létrehozás és a kezelhetőség kérdése alapvető fontosságú, de ennek elengedhetetlen feltétele már most és a jövőben is, hogy a dokumentumok és az archívumok is legyenek jól kezelhetőek.

A ma készülő nyilvántartások messzemenő és a későbbiekben jól használható adatokat szolgáltathatnak, gondoljunk csak az éghajlatra, épületek és egyéb infrastruktúrák nyilvántartására. Nincs olyan ágazat, melynek ne lenne fontos a nyilvántartás és a digitális adatok kezelése.

Forrás: Az ISO honlapja

Csík Gabriella
2016. szeptember